Kiểm toán dự án đầu tư xây dựng – Một số sai sót thường gặp
Ban Biên tập Sổ Tay Kiểm Toán Xây Dựng xin trích dẫn và chia sẻ đến anh chị kiểm toán viên đang hoạt động trong lĩnh vục kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình về một số sai sót, gian lận thường gặp trong hoạt động kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình.
Đây cũng có thể xem là một tài liệu hay về lĩnh vực kiểm toán dự án.
Một số sai sót, gian lận thường gặp trong hoạt động kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình (Phụ lục I – Ban hành kèm theo Quyết định số 47/QĐ-KTNN ngày 14 tháng 01 năm 2021 của Tổng Kiểm toán nhà nước)
1. Kiểm toán việc chấp hành pháp luật, chế độ quản lý đầu tư xây dựng
1.1 Công tác lập, thẩm định, phê duyệt chủ trương đầu tư (các dự án thuộc thẩm quyền địa phương quản lý)
– Công tác lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt chủ trương đầu tư không đúng về trình tự, thẩm quyền và thời gian.
– Đơn vị lập Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư không đúng chuyên môn; nội dung Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư sơ sài không đầy đủ theo quy định; dự kiến và lựa chọn phương án huy động vốn, nhu cầu vốn và giải ngân hàng năm chưa phù hợp với tiến độ dự án.
– Dự án không có trong quy hoạch.
– Thẩm định nguồn vốn và khả năng cân đối vốn chưa phù hợp dẫn đến khi thực hiện không đủ vốn, hoặc phải kéo dài tiến độ; Thẩm định vốn cho các dự án không thuộc nhiệm vụ chi của NSNN, không có trong danh mục kế hoạch đầu tư giai đoạn 05 năm, kế hoạch đầu tư trung hạn được cấp thẩm quyền phê duyệt; Thẩm định nguồn vốn không đúng danh mục, sai đối tượng, vượt mức vốn, sai tỷ lệ hỗ trợ quy định đối với các nguồn vốn chương trình mục tiêu của Chính phủ, chương trình mục tiêu quốc gia theo nguyên tắc, tiêu chí và định mức phân bổ vốn đầu tư phát triển nguồn NSNN giai đoạn 05 năm; Thời gian phân kỳ giữa các giai đoạn của dự án không phù hợp với khả năng huy động vốn hoặc giải pháp kỹ thuật phân kỳ đầu tư gây lãng phí và thiếu cơ sở pháp lý.
– Trình tự, thủ tục phê duyệt không đầy đủ (VD: chưa trình Hội đồng nhân cho ý kiến đã phê duyệt).
1.2. Công tác lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư; điều chỉnh dự án đầu tư (nếu có)
– Công tác lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án không đúng về trình tự, thẩm quyền và thời gian.
– Nội dung dự án đầu tư sơ sài không đầy đủ theo quy định.
– Những tài liệu điều tra thăm dò thị trường, nguồn vật liệu, động lực, môi sinh, môi trường, phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, nguồn vốn đầu tư, … không đầy đủ.
– Những công việc tư vấn chưa có quy định về định mức chi phí nhưng không lập, duyệt dự toán hoặc lập, duyệt với đơn giá cao.
– Dự án không phù hợp với quy hoạch ngành, vùng; quy hoạch xây dựng.
– Phê duyệt dự án chưa xác định được cụ thể nguồn vốn.
– Xác định tổng mức đầu tư không chính xác và không đủ cơ sở; chưa xác định rõ nguồn vốn bố trí cho phần tăng tổng mức đầu tư điều chỉnh.
– Các căn cứ để điều chỉnh dự án đầu tư chưa phù hợp với quy định hoặc thực tế, việc điều chỉnh tổng mức đầu tư thiếu căn cứ, trình tự thực hiện điều chỉnh dự án đầu tư không phù hợp với quy định hoặc không đúng thẩm quyền.
1.3. Công tác thực hiện dự án đầu tư
– Hồ sơ khảo sát không đầy đủ, chưa đủ căn cứ để thiết kế.
– Nội dung hồ sơ thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công không đầy đủ theo quy định, sai lệch về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, diện tích đất sử dụng, … so với quyết định đầu tư.
– Công tác dự toán: Vận dụng sai định mức, đơn giá, xác định đơn giá đối với những công việc chưa có quy định về định mức, đơn giá thiếu căn cứ; tính toán sai khối lượng, tính toán thừa hoặc thiếu khối lượng công tác thi công.
– Công tác bồi thường, hỗ trợ: lập, phê duyệt và thực hiện phương án bồi thường không đúng quy định; hồ sơ bồi thường không đầy đủ,…
– Công tác lựa chọn nhà thầu: Không chấp hành việc đấu thầu qua mạng đối với các gói thầu phải đấu thầu qua mạng; Hồ sơ mời thầu không đầy đủ, rõ ràng, chi tiết; hồ sơ mời thầu (nhất là thiết bị) đưa ra thông số quá chi tiết, chỉ có một sản phẩm cụ thể hoặc một nhà sản xuất đáp ứng được; phê duyệt hồ sơ và kế hoạch lựa chọn thầu không đúng thẩm quyền, không đủ số lượng nhà thầu tham dự tối thiểu, không chấp hành quy định về thời gian; mở thầu không đủ thành phần; xét thầu không công bằng, thiếu cơ sở; Tổ chức lựa chọn nhà thầu khi chưa đảm bảo về nguồn vốn;…
– Hợp đồng thi công không chặt chẽ, đầy đủ, đúng quy định (nhất là nội dung điều chỉnh giá).
– Công tác bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng không đúng theo quy định tại hợp đồng.
– Khối lượng phát sinh không có thiết kế, dự toán phê duyệt bổ sung, sửa đổi.
– Thi công sai thiết kế, biện pháp thi công được phê duyệt.
– Nghiệm thu, thanh toán sai quy định của hợp đồng; thanh toán khối lượng chưa thi công.
– Không chấp hành đúng quy định về giám sát thi công, giám sát quyền tác giả của tư vấn thiết kế.
– Hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ quản lý chất lượng công trình không đầy đủ: thiếu biên bản nghiệm thu từng phần, chưa đầy đủ nghiệm thu vật liệu đầu vào, thiếu hồ sơ xuất xứ, hợp quy, chất lượng của các vật tư, thiết bị đặc biệt là của thiết bị nhập khẩu,…
– Nhật ký công trình ghi sơ sài, không đầy đủ diễn biến phát sinh và sự cố trong quá trình thi công…
– Nhà thầu chưa lập hệ thống quản lý chất lượng đầy đủ theo quy định.
1.4. Công tác nghiệm thu, thanh quyết toán, đưa công trình vào khai thác, sử dụng
– Hồ sơ nghiệm thu tổng thể không đầy đủ.
– Hồ sơ hoàn công không đầy đủ, không đúng với thực tế thi công.
– Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành chưa lập hoặc lập không đúng quy định.
– Không bàn giao, bàn giao không đầy đủ hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình cho đơn vị sở hữu, vận hành, quản lý sử dụng công trình.
2. Đánh giá tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của dự án đầu tư xây dựng công trình
2.1. Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư
– Các thông tin, thông số làm căn cứ lập dự án đầu tư không hợp lý: Các chỉ số về kinh tế, thị trường; các thông số về môi trường (nước thải, tiếng ồn, ô nhiễm, vv); các chỉ số kỹ thuật (mức độ chịu bão, gió, mưa, động đất, vv); các tiêu chuẩn kỹ thuật không phù hợp (độ bền, tuổi thọ, chất lượng vật liệu,…).
– Chưa xem xét tất cả các phương án đầu tư có thể có để có sự lựa chọn tối ưu.
– Lựa chọn địa điểm đầu tư không hợp lý, theo ý chủ quan chưa tính đến các yếu tố liên quan (địa chất, giao thông, nguồn nguyên liệu, thị trường, nguồn nhân lực,…).
– Lựa chọn công nghệ không theo tiêu chí so sánh chi phí – hiệu quả; không đảm bảo tính đồng bộ, không nêu rõ các tiêu chuẩn, đặc tính và thông số kinh tế kỹ thuật của thiết bị.
– Tính toán không xem xét đến điều kiện thực tế về hạ tầng hiện có như điện, nước, thoát nước,…
– Lựa chọn giải pháp xây dựng chưa lưu ý đến sự lạc hậu về công nghệ và tiến bộ của khoa học kỹ thuật.
2.2. Thiết kế, dự toán
– Thiết kế khi chưa đủ thông tin về nhu cầu đầu tư, chưa căn cứ trên nhu cầu.
– Khảo sát thiếu chính xác dẫn tới phương án thiết kế không phù hợp.
– Thiết kế, bố trí dây chuyền công nghệ không hợp lý.
– Thiết kế không đầy đủ, chưa lường hết được các phạm vi khối lượng công việc cần thiết dẫn tới phát sinh khối lượng lớn phải giao thầu bổ sung làm chậm tiến độ và vượt dự toán chi phí.
– Thiết kế trang thiết bị kỹ thuật và thiết kế xây dựng không có sự phối hợp đồng bộ.
– Thiết kế quá nhu cầu của bên sử dụng, giải pháp quá tốn kém: hành lang và lối thông nhau quá rộng một cách không cần thiết; trang bị nội thất quá xa xỉ; thiết bị vận hành kỹ thuật quá tốn kém về các chi phí không chỉ ban đầu mà cả chi phí thường xuyên, duy tu, bảo dưỡng nảy sinh trong quá trình vận hành về sau,….
– Thời hạn thiết kế quá ngắn vì vậy đến khi thi công việc thiết kế mới được hoàn thành đầy đủ dẫn tới tiến độ thi công bị ảnh hưởng và không thể kiểm soát được chi phí.
– Dự toán chi phí chưa chính xác do thông tin chưa đầy đủ, thiếu cẩn thận trong tính toán hoặc chủ ý lập dự toán thấp để dự án dễ được phê duyệt và khi đã thi công sẽ đề nghị duyệt kinh phí bổ sung để hoàn thành; ngược lại, lập dự toán cao để có nguồn kinh phí mua sắm những trang thiết bị đắt tiền.
– Dự toán bị cắt giảm một cách vô cớ trong quá trình thẩm định và phê duyệt, sau này lại phải duyệt bổ sung.
– Dự toán chi phí khối lượng phát sinh được lập muộn, thậm chí khi đã thi công xong hạng mục, vì vậy không có tác dụng đối với việc quản lý chi phí.
2.3. Lựa chọn nhà thầu
– Không tổ chức đấu thầu rộng rãi mà chỉ đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu.
– Hồ sơ mời thầu lập có sai sót dẫn tới việc lựa chọn nhà thầu không đảm bảo yêu cầu dự án làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình.
– Mô tả gói thầu không đầy đủ, rõ ràng dẫn đến cách hiểu không như nhau dễ dẫn đến xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng.
– Chủ đầu tư và nhà thầu thông đồng với nhau nên đã thông tin cho nhà thầu về một phần khối lượng công việc nào đó trong gói thầu sẽ được giao bổ sung. Nhà thầu biết thông tin sẽ bỏ với đơn giá cao đột biến cho những công việc đó, giảm đơn giá các công việc còn lại để thắng thầu, khi được thanh toán sẽ được hưởng lợi rất lớn ở phần giao bổ sung, dẫn tới chi phí công trình tăng.
– Thông thầu: một nhà thầu mua tất cả hồ sơ mời thầu; các nhà thầu thỏa hiệp với nhau để một nhà thầu nào đó thắng thầu rồi phân chia lợi ích giữa các nhà thầu với nhau (thường là trong đấu thầu hạn chế), …
– Thẩm định thiếu chính xác, phê duyệt giá gói thầu quá cao.
– Xét thầu thiếu công bằng, không theo những tiêu thức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
– Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu không hợp lý, qua đó tạo điều kiện cho các nhà thầu có ít năng lực, kinh nghiệm vẫn có thể tham gia đấu thầu và trúng thầu hoặc có thể đưa ra những tiêu chí đánh giá bất lợi cho các nhà thầu có năng lực.
2.4. Hợp đồng và thực hiện hợp đồng
– Các điều khoản hợp đồng không chặt chẽ.
– Giá trên hợp đồng không căn cứ vào giá trúng thầu.
– Hợp đồng không được điều chỉnh kịp thời khi thay đổi thiết kế, do đó không có được cái nhìn tổng quát về diễn biến chi phí, chi phí vượt trội không được phát hiện kịp thời. Trong những trường hợp đó, thường giá cả của chi phí phát sinh, bổ sung thường cao hơn giá hợp đồng gốc (các ban quản lý xây dựng thường lấy lý do là thi công không cùng thời điểm).
– Không thực hiện việc phạt nhà thầu khi nhà thầu vi phạm các điều khoản hợp đồng.
2.5. Quản lý thi công xây dựng
– Tiến độ bị kéo dài do nguyên nhân chủ quan, khách quan.
– Do giám sát không tốt nên không phát hiện kịp thời các hạng mục có khiếm khuyết kỹ thuật, sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng; các trang thiết bị kỹ thuật không đúng thông số đã thỏa thuận … dẫn đến hư hại công trình xây dựng.
– Khi nghiệm thu các hạng mục phát hiện ra khiếm khuyết nhưng không kiên quyết yêu cầu đơn vị thi công khắc phục ngay.
– Việc quá chậm trễ đưa ra yêu cầu sửa chữa các khiếm khuyết có thể do đơn vị sử dụng sau khi nhận bàn giao công trình đã không thông báo kịp thời và đầy đủ cho ban QLXD về những khiếm khuyết đó, dẫn đến bên nhận thầu có thể viện lý do hết hiệu lực thời hạn bảo hành, sẽ tốn kém chi phí cho việc khắc phục.
2.6. Điều kiện, năng lực của tổ chức cá nhân trong hoạt động xây dựng
– Các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động xây dựng không có đủ năng lực về tài chính, kỹ thuật, chuyên môn.
– Các tổ chức cá nhân không đúng chức năng, ngành nghề, không có đủ độ tin cậy và kinh nghiệm…
3. Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành hoặc hạng mục công trình hoàn thành
3.1. Nguồn vốn đầu tư
– Hạch toán không đầy đủ nguồn vốn, áp dụng sai tỷ giá sai thời điểm dẫn đến sai lệch số dư nguồn vốn trên báo cáo của đơn vị so với số liệu của cơ quan cấp, cho vay vốn.
– Các nguồn vốn bị phân loại một cách sai lệch.
– Nguồn vốn sử dụng không đúng nguyên tắc tài chính và quyết định đầu tư.
– Nguồn vốn sử dụng không đúng mục đích.
3.2. Chi phí đầu tư
a) Đối với giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành
– Về khối lượng:
+ Quyết toán khống khối lượng, không đúng thực tế thi công;
+ Tính toán khối lượng sai so thiết kế và bản vẽ hoàn công;
+ Tính trùng khối lượng xây lắp của công trình (thường xảy ra ở những điểm giao);
+ Quyết toán chi phí của công trình khác;
+ Quyết toán thiếu thủ tục theo quy định;
+ Quyết toán khối lượng phải dỡ bỏ do lỗi của nhà thầu;
+ Quyết toán không trừ sản phẩm, vật tư thu hồi;
+ Quyết toán khối lượng phát sinh do lỗi của nhà thầu tính thiếu trong hồ sơ dự thầu đã được thể hiện trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ thiết kế.
– Về đơn giá:
+ Áp dụng sai giá khu vực, giá trúng thầu hoặc đơn giá công trình;
+ Áp dụng sai hệ số vận chuyển, hệ số điều chỉnh giá;
+ Vật tư đưa vào công trình không đúng chủng loại quy định;
+ Tính sai khối lượng vật liệu được tính chênh lệch giá do áp dụng sai định mức;
+ Áp dụng sai thời điểm được quy định tính chênh lệch giá…;
+ Áp dụng sai chỉ số trượt giá: sai nguồn chỉ số, sai thời điểm.
– Các khoản phụ phí:
+ Tính sai định mức quy định;
+ Tính phụ phí xây lắp trên giá trị thiết bị đưa vào lắp đặt.
– Tính sai số học về giá trị quyết toán.
b) Đối với chi phí thiết bị hoàn thành:
– Thiết bị không đảm bảo tính năng kỹ thuật và chất lượng và xuất xứ theo yêu cầu.
– Số lượng thiết bị, phụ tùng thay thế không đầy đủ như quy định trong hợp đồng.
– Áp dụng sai tỷ giá ngoại tệ đối với thiết bị nhập ngoại.
– Thiếu thủ tục thanh toán, chứng từ không hợp lệ hoặc thanh toán sai chế độ về: chi phí kho bãi, kiểm tra hàng hóa tại cảng, cước phí vận chuyển, chi phí bảo hành bảo dưỡng thiết bị…
– Phân bổ chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị vào từng tài sản cố định không đúng.
– Thanh toán các nội dung không có trong hợp đồng.
c) Đối với chi phí khác
– Khối lượng khảo sát tính sai, tính khống khối lượng.
– Chi phí khác tính theo định mức: Đơn vị áp dụng sai tỷ lệ phần trăm quy định, xác định các căn cứ để tính chưa đúng, vận dụng sai lệch hoặc lẫn lộn giữa các loại chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí khác.
– Chi phí chưa có quy định về định mức như: Không có dự toán hoặc dự toán không được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
– Chi phí bồi thường, hỗ trợ không đúng với khối lượng thực tế, bồi thường sai diện tích đất, sai đơn giá, tiền bồi thường không được thanh toán đầy đủ đến tay người dân được bồi thường, thanh toán cho cả diện tích đất công cộng, xác định sai cấp nhà, loại đất, …
– Các chứng từ chi phí không hợp lệ, quyết toán vượt giá trị hợp đồng đã ký kết.
– Quyết toán trùng các khoản chi phí.
– Không ghi thu hồi giá trị sản phẩm thu được trong thời gian sản xuất thử hoặc thu hồi giá trị phế liệu sau đầu tư.
– Áp sai thuế suất; thanh toán cho nhà thầu có thuế nhưng nhà thầu xuất hóa đơn không thuế.
– Quyết toán tiền bảo hiểm công trình nhưng thực tế không mua.
– Nhận tiền bồi thường bảo hiểm công trình nhưng không giảm chi phí công trình.
– Tính và phân bổ lãi vay đầu tư không đúng quy định.
– Không nộp ngân sách nhà nước các khoản cho thuê trụ sở, thiết bị, tài sản.
4. Quản lý chất lượng và tiến độ công trình
4.1. Quản lý chất lượng
– Sai sót trong khảo sát, thiết kế làm ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng.
– Thi công không đảm bảo quy trình kỹ thuật và yêu cầu của dự án; sử dụng nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn dự án… làm ảnh hưởng chất lượng công trình.
– Quản lý thi công không tốt, không phát hiện và kịp thời xử lý sai sót làm ảnh hưởng tới chất lượng.
– Hồ sơ quản lý chất lượng thiếu, không đầy đủ.
4.2. Quản lý tiến độ
Xác định nguyên nhân chậm tiến độ:
– Do năng lực nhà thầu không đảm bảo: huy động máy móc thiết bị không đúng theo hồ sơ thầu; năng lực tài chính không đáp ứng; năng lực quản lý kém…
– Do nhà thầu cố tình kéo dài để có lợi trong thanh toán.
– Do năng lực quản lý của tư vấn (giám sát, QLDA) và chủ đầu tư.
– Do công tác khảo sát thiết kế không phù hợp dẫn tới phải thay đổi bổ sung nhiều nội dung…
– Do biến động về giá lớn.
– Do các điều kiện bất khả kháng.
– Chủ đầu tư, đơn vị giám sát không theo dõi, ghi nhận cụ thể về nguyên nhân (chủ quan, khách quan) khi xảy ra việc chậm tiến độ thi công.
5. Chi phí đầu tư tính vào giá trị tài sản
– Những thiệt hại về chi phí vật tư, thiết bị do bên B phải chịu lẫn lộn vào chi phí đầu tư thực hiện xin hủy bỏ của Chủ đầu tư.
– Tính sai khối lượng xin hủy bỏ.
– Các sai sót khác đã nêu trong phần kiểm toán vốn đầu tư thực hiện.
6. Giá trị tài sản hình thành qua đầu tư
– Những dự án đầu tư thực hiện trong nhiều năm, việc quy đổi giá rất khó khăn phức tạp nên dễ bị tính sai.
– Nhiều loại tài sản khó phân loại là tài sản cố định hay tài sản lưu động nên thường bị lẫn lộn.
– Bỏ sót giá trị đầu tư nhận bàn giao của các dự án khác trong quá trình đầu tư hoặc bỏ sót đối tượng bàn giao tài sản đầu tư.
7. Kiểm toán tình hình công nợ và vật tư, thiết bị tồn đọng
– Công nợ thiếu cơ sở để xác định tính chính xác.
– Đơn vị (hoặc cá nhân) có nợ đã giải thể, thay đổi tổ chức bộ máy… không nắm được tình hình công nợ hoặc không có khả năng thu nợ.
– Vật tư, thiết bị tồn đọng không được kiểm kê, đánh giá lại và quản lý chặt chẽ.
8. Kiểm tra hiện trường
– Kích thước hình học một số cấu kiện, mặt cắt dọc, mặt cắt ngang, …chiều dày các lớp vật liệu (nền, móng, lớp đắp,…) không phù hợp với hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ hoàn công.
– Một số hạng mục, công trình không được thi công như trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ hoàn công.
—-
Ngoài các sai sót, gian lận thường gặp trong hoạt động kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình nêu trên, trên thực tế dự án đầu tư xây dựng công trình còn nhiều gian lân, sai sót mang tính phức tạp cao đòi hỏi kiểm toán viên phải có trải nghiệm và kinh nghiệm sâu sắc để tiến hành các thủ tục kiểm toán phù hợp với từng loại dự án.
Hy vọng, bài viết trích dẫn này, sẽ giúp ích được nhiều cho các kiểm toán viên đang hoạt động kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình tại các doanh nghiệp kiểm toán, ban kiểm toán nội bộ.
Ban Biên tập Sổ Tay Kiểm Toán Xây Dựng
Thank & Best Regards!
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO & TƯ VẤN KIỂM TOÁN XÂY DỰNG
- [A]: 93 đường số 5, P. Bình An, TP. Thủ Đức, TP.HCM
- [E]: tuvan@kiemtoanxaydung.vn
- [P]: 098765.6161
- Fanpage: SỔ TAY KIỂM TOÁN XÂY DỰNG
- Nhóm: SỔ TAY KIỂM TOÁN XÂY DỰNG
- Fanpage: HỌC KIỂM TOÁN XÂY DỰNG
- Nhóm: HỌC KIỂM TOÁN XÂY DỰNG
